高效随身查——Office 2021必学的高效办公应用技巧（视频教学版）

《高效随身查——Office 2021必学的高效办公应用技巧（视频教学版）》不仅是用户学习和掌握Office办公操作的一本高效用书，也是一本Office办公类疑难问题的解答手册。通过该书的学习，无论您是初学者，还是经常使用Office办公的行家，相信都会有一个巨大的飞跃。无论何时何地，当需要查阅时翻开该书就会找到您需要的内容。
　　该书共15章，分为3个部分： Word 2021部分介绍纯文本文档的编排、图文混排、包含表格的文档编排、商务文档的编排、文档审阅及邮件合并、页面布局、文档目录结构等技巧；Excel 2021部分着重介绍建立表格数据、数据编辑整理、数据透视表、实用函数运算、用图表展示数据以及数据统计分析等技巧；PPT 2021部分介绍了幻灯片文字的编排设计、幻灯片图形、图片的编排设计、幻灯片版式布局设计、幻灯片母版应用以及切片动画效果等技巧。
　　《高效随身查——Office 2021必学的高效办公应用技巧（视频教学版）》推荐的426个技巧，都是逐一精选，以实用为主，既不累赘，也不忽略重点。该书全程配以模拟实际办公的数据截图来辅助学习和掌握，是职场办公人士的选择。海量内容、语言精练、通俗易懂，易于翻阅和随身携带，帮您在有限的时间内，保持愉悦的心情快速地学习知识点和技巧。在您职场的晋升中，该书将会助您一臂之力。

赛贝尔资讯是一个由财务、统计、营销、市场分析以及微软MVP专家组成的专业团队，长期从事相关工作，精通Excel，所编著图书以实践、实例见长。

工作堆积如山，加班加点总也忙不完？

百度搜索 N 多遍，依然找不到确切答案？

大好时光，怎能全耗在日常文档、表格与 PPT 操作上？

别人工作很高效、很利索、很专业，我怎么不行？

嗨！

您是否羡慕他人早早做完工作，下班享受生活？

您是否注意到职场达人，大多都是高效能人士？

没错！

工作方法有讲究，提高效率有捷径：

一两个技巧，可节约半天时间；

一两个技巧，可解除一天烦恼；

一两个技巧，少走许多弯路；

一本易学书，菜鸟也能变高手；

一本实战书，让您职场中脱颖而出；

一本高效书，不必再加班加点，匀出时间分给其他爱好。

1. 这是一本什么样的书

Word 办公的主要问题是文档的编辑处理，本书通过各种技巧介绍了如何为文档编辑页面布局、段落格式和目录，让烦琐缺乏重点的文档重点清晰，整体内容一目了然；在图文并茂的文档中，学会图形、图片、文本框以及表格的高效处理，让拥有多元素的 Word 文档更加美观实用；使用域和邮件合并功能，让办公更加精确高效。

Excel 的主要问题是表格数据的编辑处理和分析，通过简单的表格直接突出其表达重点。在进行复杂的数据分析之前，本书首先会介绍一些实用的表格框架和数据的处理技巧；将数据正确高效地归纳整理过后，再进一步通过条件格式、数据排序筛选、分类汇总、数据透视表等实用功能进行大数据分析。Excel 新增的 IFS 函数降低了多层嵌套函数的复杂程度，可以让新手轻松掌握其用法；本书通过日常办公经常会遇到的问题介绍各种对应类型的函数公式设置方法，在办公数据处理中引入函数，大大提高工作效率！

PPT 的主要问题是通过学习各种零散的知识点，将其汇总起来设计出实用的工作汇报、产品宣传、年终总结等多类型演示文稿。无论是哪种类型的演示文稿，都离不开幻灯片版式布局、母版、文本图形图片、表格图表以及切片动画设置。PPT 部分通过各种类型演示文稿介绍这些技巧的应用，帮助读者在实例中快速掌握这些零散的小知识点，并学以致用。

2. 这本书写给谁看

● 想成为职场“白骨精”的小 A：高效、干练，企事业单位的主力骨干，白领中的精英，高效办公是必需的！

● 想做些“更重要”的事的小 B：日常办公耗费了不少时间，掌握点技巧，可节省时间，去做些个人发展的事更重要啊！

● 想获得领导认可的文秘小 C：要想把工作及时、高效、保质保量做好，让领导满意，怎能没点办公绝活？

● 不善于求人的小 D：事事求人，给人的感觉好像很谦虚，但有时候也可能显得自己很笨，所以小 D 这类人，还是自己多学两招。

3. 本书的创作团队成员是什么人

“高效随身查”系列图书的创作团队成员都是长期从事行政管理、HR 管理、营销管理、市场分析、财务管理和教育 / 培训的工作者，以及微软办公软件专家。他们在计算机知识普及、行业办公领域具有十多年的实践经验，出版的书籍广泛受到读者好评。本系列图书所有写作素材都是采用企业工作中使用的真实数据报表，这样编写的内容更能贴近读者的使用及操作规范。

本书由赛贝尔资讯组织策划与编写，参与编写的人员有张发凌、吴祖珍、姜楠、韦余靖等，在此对他们表示感谢！尽管作者对书中列举的文件精益求精，但疏漏之处仍然在所难免。如果读者朋友在学习的过程中，遇到一些难题或是有一些好的建议，欢迎通过 QQ 交流群和我们在线交流。

第 1 章 Word 文档编辑的必备技巧 .1

1.1 Word 文件管理技巧 .1

技巧 1 快速打开上一次最近编辑的文档 1

技巧 2 将常用文档固定在“最近使用的文档”列表中 . 1

技巧 3 下载使用 Offiffiffice Online 上的模板 . 2

技巧 4 将重要文档生成副本文件 . 4

技巧 5 自定义办公文档的默认保存位置 5

技巧 6 不知道怎么操作就用“搜索” 6

技巧 7 编辑文档时实现快速英汉互译 7

技巧 8 让文档自动定时保存 8

技巧 9 保存为低版本兼容格式 . 9

技巧 10 拆分文档以方便前后对比 . 9

1.2 文本的输入及快速选取技巧 .11

技巧 11 快速输入中文省略号、破折号 .11

技巧 12 快捷键输入商标符、注册商标符、版权符 12

技巧 13 快速输入 10 以上的带圈数字 . 13

技巧 14 快速输入财务大写金额 . 14

技巧 15 输入特殊符号 . 15

技巧 16 在文档中输入生僻字 16

技巧 17 给生僻字添加注音 16

技巧 18 英文单词大小写快速切换 . 17

技巧 19 快速返回上一次编辑的位置 18

技巧 20 快速选中任意文本 19

技巧 21 快速选取行、段落 19

技巧 22 快速选定文档全部内容 . 20

技巧 23 快速选定当前光标以上（以下）的所有内容 20

技巧 24 利用“Shift”键大面积选取文本 21

技巧 25 利用“Alt”键选取块状区域 . 21

1.3 文本复制、移动技巧 .22

技巧 26 配合“Ctrl”键快速复制文本 22

技巧 27 远距离移动文本 22

技巧 28 快速以无格式方式复制网上有用的资料 23

技巧 29 巧将文本以图片形式保存 . 24

技巧 30 让复制的文本与原文本相链接（超链接） 25

技巧 31 让粘贴的文本自动匹配目标位置格式 . 26

1.4 文本查找、替换及妙用技巧 .27

技巧 32 利用“导航”窗格快速查找 27

技巧 33 设置文档间的链接 28

技巧 34 妙用替换功能设置文字格式 29

技巧 35 让替换后的文本以突出格式显示出来 . 30

技巧 36 一次性将 Word 文档中双引号内容设置特殊格式 31

技巧 37 妙用通配符进行模糊查询 . 33

第 2 章 表格、图形、图片对象处理技巧 .34

2.1 表格的编辑技巧 .34

技巧 38 一次性同时调整表格多列宽度 . 34

技巧 39 妙用“Alt”键精确调整表格的行高与列宽 . 35

技巧 40 在任意需要的位置插入行列 36

技巧 41 单元格的合并与拆分 36

技巧 42 快速绘制或擦除表格框线 . 38

技巧 43 自定义表格框线效果 39

技巧 44 表格中的数据自动排列 . 40

技巧 45 将规则文本转换为表格显示 41

技巧 46 让跨页表格的一行不被拆分到上下两页 42

技巧 47 让跨页的长表格每页都包含表头 43

技巧 48 复制使用 Excel 表格. 43

2.2 图片、图形对象的处理技巧 .44

技巧 49 一次性插入多幅图片 44

技巧 50 裁剪图片，只提取有用部分 45

技巧 51 在图片中抠图 . 46

技巧 52 让图片外观转换为自选图形形状 48

技巧 53 自定义图形填充效果 49

技巧 54 设置图形立体化效果 . 50

技巧 55 在图形上编辑文字 51

技巧 56 多个对象的快速排列对齐 . 51

技巧 57 多个对象的叠放次序调整 . 52

技巧 58 图形格式的快速借用 52

技巧 59 将设计完成的多个对象组合为一个对象 53

技巧 60 插入 SmartArt 图形 . 53

技巧 61 SmartArt 图形形状不够时快速添加 . 54

技巧 62 形状的升级或降级调整 . 55

技巧 63 重新更改 SmartArt 图形布局 56

技巧 64 套用 SmartArt 图形样式快速美化 57

第 3 章 文字与段落格式的优化设置技巧 .59

3.1 文字与段落优化设置技巧 .59

技巧 65 建立海报时使用特大号字体 59

技巧 66 设置首字下沉的排版效果 . 59

技巧 67 设置标题文字加圈特效 . 61

技巧 68 设置双行标题效果 62

技巧 69 减小文字的字间距来紧缩排版 62

技巧 70 设置特定文本下画线效果 . 63

技巧 71 为特定文字设置底纹和边框效果 65

技巧 72 标题文本套用艺术样式 . 66

技巧 73 艺术字的映像、发光等效果 66

技巧 74 快捷键快速设置几种常用的行间距 . 67

技巧 75 设置任意行间距 67

技巧 76 设置段落自动缩进两个字符 68

技巧 77 使用标尺调整段落缩进 . 69

技巧 78 使用标尺调整段落左、右缩进 70

技巧 79 使用命令按钮快速增加、减少缩进量 . 71

技巧 80 用格式刷快速引用格式 . 71

技巧 81 清除文本所有格式 71

技巧 82 自定义 Word 默认文字格式 72

3.2 文档样式与格式设置技巧 .73

技巧 83 快速应用样式 . 73

技巧 84 修改样式 75

技巧 85 根据工作需要创建个性化样式 76

技巧 86 将已设置好格式的文本保存为样式 . 78

3.3 项目符号和编号使用技巧 79

技巧 87 为特定文档添加项目符号 . 79

技巧 88 导入图片作为项目符号使用 79

技巧 89 调整项目符号的级别 80

技巧 90 自定义编号样式“第一种” 81

第 4 章 页面布局与图文混排技巧 .83

4.1 页面设置技巧 .83

技巧 91 拖动标尺以调整页边距 83

技巧 92 为需要装订的文档预留装订线的位置 . 84

技巧 93 设置部分页面的方向 85

技巧 94 指定每页包含行数与每行字符数 86

技巧 95 改变新建文档时默认的页面大小 87

技巧 96 设置文档默认页边距 88

技巧 97 设置文档水印效果 89

技巧 98 图片水印效果 90

技巧 99 为文档添加封面 91

4.2 页眉页脚设置技巧 .91

技巧 100 套用 Word 内置页眉 . 91

技巧 101 在页眉中使用图片 92

技巧 102 在页脚指定位置处插入页码 93

技巧 103 设置在页边距或任意位置处显示页码 . 93

技巧 104 在页眉中插入自动更新的日期和时间 . 94

技巧 105 将文档的起始页码设置为指定值 95

技巧 106 设置页眉页脚距边界的尺寸 96

4.3 图文混排技巧 96

技巧 107 让文字环绕图片显示 96

技巧 108 让图片衬于文字下方 97

技巧 109 设置表格环绕文字显示 . 98

技巧 110 设置环绕图片与文本间的距离 98

技巧 111 在有色背景上显示无边框、无填充的文本框 . 99

技巧 112 美化文本框 . 101

4.4 文档分栏与图文混排技巧 .102

技巧 113 实现不等宽分栏效果 . 102

技巧 114 在任意位置上分栏（如让引文后的文档分栏） . 103

技巧 115 实现文档混合分栏效果 . 104

技巧 116 分栏后的文档各栏保持水平 105

第 5 章 文档目录创建技巧及域功能 106

5.1 文档目录的创建与编辑技巧 .106

技巧 117 套用样式快速创建目录 . 106

技巧 118 在大纲视图中建立文档目录 106

技巧 119 附带子级目录重调目录顺序 107

技巧 120 目录级别的升级与降级 . 108

技巧 121 相同目录级别的快速套用 . 109

5.2 文档目录的提取技巧 .109

技巧 122 提取文档目录 . 109

技巧 123 目录的快速更新 .110

技巧 124 通过目录快速定位到文档 11

技巧 125 目录样式的美化 112

5.3 域及邮件合并技巧 .113

技巧 126 常用长短语的替换输入法 113

技巧 127 创建自已的自动图文集 114

技巧 128 创建“交叉引用”快速定位到指定的目录 114

技巧 129 为专业术语标记出索引项 115

技巧 130 为专业文档添加脚注与尾注 .116

技巧 131 批量制作通知单 .117

技巧 132 邮件合并部分内容 .119

技巧 133 利用邮件合并功能制作工资条 .119

技巧 134 批量制作相同内容标签 . 121

技巧 135 批量制作每位员工档案盒标签 . 122

第 6 章 表格数据输入及批量输入 .126

6.1 数据输入 .126

技巧 136 在任意需要位置上强制换行 126

技巧 137 当前日期与时间的快捷键输入法 126

技巧 138 运用“墨迹公式”手写复杂公式 127

技巧 139 在不连续单元格中一次性输入相同数据 128

技巧 140 在多张工作表中输入相同数据 129

技巧 141 让输入的数据自动插入小数点 129

技巧 142 导入文本文件数据 130

技巧 143 导入网页中的有用表格 . 131

6.2 数据批量填充的技巧 .133

技巧 144 快速填充递增序号 133

技巧 145 在连续单元格中输入相同日期 133

技巧 146 快速输入 2 月份的工作日日期 134

技巧 147 一次性输入 2 月份的星期日日期 135

技巧 148 填充时间时按分钟数递增 . 136

技巧 149 让空白单元格自动填充上面的数据 . 137

6.3 设置单元格格式输入特殊数据的技巧 .138

技巧 150 大批量序号的快速填充 . 138

技巧 151 海量相同数据的快捷填充 . 139

技巧 152 输入会计用大写人民币值 . 139

技巧 153 解决编辑前面 0 被省略问题 . 140

技巧 154 快速输入有部分重复的数据 141

技巧 155 根据数据大小区间自动显示不同颜色 . 142

技巧 156 根据数值的正负自动添加不同的前后缀 144

技巧 157 约定数据宽度不足时用零补齐 145

技巧 158 自定义格式的数据转换为实际数据 146

6.4 数据输入的验证设置技巧 .146

技巧 159 只允许输入限额内的数值 . 146

技巧 160 限制单元格只能输入日期 . 147

技巧 161 建立可选择输入的序列 . 148

技巧 162 避免输入重复值 149

技巧 163 设置禁止输入文本值 150

技巧 164 制作二级联动列表 151

技巧 165 圈释无效数据 . 153

技巧 166 复制数据验证条件 155

第 7 章 数据的编辑与处理技巧 .156

7.1 常用编辑技巧 .156

技巧 167 为表格标题添加会计用下画线 156

技巧 168 跨列居中显示表格的标题 . 156

技巧 169 数据竖向显示效果 157

技巧 170 设计单元格框线 158

技巧 171 创建个性化单元格样式 . 159

技巧 172 将现有单元格的格式添加为样式 160

技巧 173 用格式刷快速引用格式 . 161

技巧 174 一次性清除表格中所有单元格的格式设置 162

技巧 175 合并单元格时保留所有数据 162

技巧 176 合并两列数据并自动删除重复值 163

技巧 177 借助 Word 批量去掉单元格中的字母 164

7.2 快速定位与查找、替换技巧 .165

技巧 178 快速准确定位多个任意的单元格区域 . 165

技巧 179 快速定位超大单元格区域 . 166

技巧 180 一次性选中所有空值单元格 167

技巧 181 数据替换时自动设置格式 . 167

技巧 182 完全匹配的查找 168

技巧 183 快速找到除某一数据之外的数据 169

7.3 选择性粘贴的技巧 .170

技巧 184 粘贴数据匹配目标区域格式 170

技巧 185 让粘贴数据随原数据自动更新 170

技巧 186 将表格快速转换为图片 . 171

技巧 187 复制数据表保持行高、列宽不变 172

技巧 188 将公式计算结果转换为数值 173

技巧 189 选择性粘贴实现单元格区域同增或同减数据 174

技巧 190 计算时忽略空单元格 175

第 8 章 大数据整理技巧及条件格式 177

8.1 大数据整理技巧 .177

技巧 191 两列数据互换 . 177

技巧 192 一次性隔行插入空行 178

技巧 193 实现只要某一列中单元格为空值时就删除该行 . 178

技巧 194 删除整行为空的所有行 . 180

技巧 195 数字形式转换为日期形式 . 181

技巧 196 文本数字转换为数值数字 . 182

技巧 197 一个单元格中的数据拆分为多列 183

技巧 198 多列数据合并为单列 184

技巧 199 合并两个表格的数据 185

技巧 200 按类别合并计算 187

技巧 201 合并计算生成汇总报表 . 189

技巧 202 在受保护的工作表中进行排序或自动筛选 191

技巧 203 解决合并单元格的自动筛选问题 192

技巧 204 解决合并单元格的排序问题 193

8.2 设置条件格式突出显示满足条件的记录 .194

技巧 205 库存量过低时自动预警 . 194

技巧 206 突出显示排名前几位的数据 196

技巧 207 标记出同一类型的数据 . 196

技巧 208 标识出只值班一次的员工 . 197

技巧 209 用条件格式给优秀成绩显示小红旗标志 198

技巧 210 自动标识出周末日期 199

技巧 211 条件格式实现值班自动提醒 200

技巧 212 用条件格式突出显示每行的最高或最低值 201

技巧 213 快速复制条件格式 202