新时代档案工作新思维

本书全景展现我国档案事业发展历程中取得的辉煌成就，深入分析我国档案事业发展中存在的主要问题，并给出系统的解决方案。在新时代背景下，作者关于档案工作的新思考、新发展，不仅对我国档案事业高质量发展具有重要的指导意义，而且对记录史实、传承文化、弘扬正确价值观、提高档案领域干部队伍建设质量和专业人才培养质量具有重要的指导意义。

本书丰富档案学理论，把对档案的认识再拓展、再深化、再升华，是反映新时代新十年档案工作贯彻落实新发展理念，实现高质量发展的重要研究成果，适合档案工作者和研究者阅读，也可用作相关专业学生的参考书。

杨冬权，研究馆员，中央档案馆原馆长，国家档案局原局长，中国档案学会理事长。著有《让档案活起来亮起来》《毛泽东在1949年》《五星出东方》等著作。主持编纂有《中共中央文件选集（1949.10—1966.5）》《毛泽东手迹选》（12卷）、《中央档案馆藏日本战犯笔供汇编》等图书。撰稿的文献电视片《红旗飘飘——中国共产党历史上的今天》《新四军》获全国“五个一工程”奖和电视金鹰奖，《自从有了共产党》获中国出版政府奖。

本书作者系中央档案馆原馆长、国家档案局原局长，有30余年档案专业工作经验和15年领导工作经验。在主持中央档案馆、国家档案局全面工作期间，密切联系实际推动我国档案事业改革发展，做了许多研究，提出了自己的见解。在全国多地档案馆（室）、高校档案专业及相关机构和企业做了上百场业务专题报告、专题讲座，本书收录了作者近年所做讲座、报告等共18篇，全面介绍新时代档案工作面临的新形势、新机遇，并结合作者的多年工作经验及对档案工作的深层次思考，提出一些列新时代档案工作的新思维、新方法。

本书全景展现我国档案事业发展历程中取得的辉煌成就，深入分析我国档案事业发展中存在的主要问题，并给出系统的解决方案。在新时代背景下，作者关于档案工作的新思考、新发展，不仅对我国档案事业高质量发展具有重要的指导意义，而且对记录史实、传承文化、弘扬正确价值观、提高档案领域干部队伍建设质量和专业人才培养质量具有重要的指导意义。

本书丰富档案学理论，把对档案的认识再拓展、再深化、再升华，是反映新时代新十年档案工作贯彻落实新发展理念，实现高质量发展的重要研究成果，适合档案工作者和研究者阅读，也可用作相关专业学生的参考书。

创新档案学理论,把对档案的认识再拓展、再深化、再升华

(自序)

本书是笔者在2015年至2022年间,为各地档案部门所做18个专题讲座的讲稿汇编。

每次做讲座时我都声明,我的专题讲座坚持“三不讲”的原则:一是纸上有了的不讲,包括公开出版物和内部出版物上已经发表过的内容;二是网上有了的不讲,包括互联网和手机上能够查到的东西;三是别人讲过的我不讲。我只讲我自己独有的东西。

本书所收的讲稿,基本都符合“三不讲”原则,都属于我自己特有的东西。它是我对之前30多年档案工作的再反思、再认识、再总结,同时也有我对档案工作未来的新展望、新预测、新希冀。呈现给读者的,是我对档案和档案工作及档案工作者认识的再拓展、再深化、再升华。其中一些创新性、颠覆性、开拓性的新观点、新见解,体现出我国档案学理论的创新性成果,有些在国际档案界也属于原创性、开拓性的新理论、新概念、新话语。试为读者略举如下。

在本书中,我提出的“档案工作先行论”,在国际档案界,就属于空谷足音。之前,多少年来,几乎所有档案工作者都认为,档案工作处于各项工作的末端,是末尾性的工作。但我却从大量案例中得出结论:档案工作既是上一件事情的末端,又是下一件同类甚至不同类的事情的开端;档案工作在很多情况下,可以为其他工作起头、开路、领跑,在各方面工作中,当先行者,当排头兵,当引领人。我把这称为“档案工作先行论”。这一理论,颠覆了人们对档案和档案工作及档案人的认识,大大拓展了人们对档案和档案工作及档案人价值、作用和地位的认识,为档案工作者在各项工作中主动作为、领先行动、发挥更大作用,提供了理论依据和理论指导。这种颠覆性观点,在国际档案界具有新颖性和先导性,具有原创性和独创性,可以在国际档案学原创理论的花园里,占有一席之地,可以算作中国档案人对国际档案界的一个小小贡献。

我还提出了“移动档案”这一新概念。我把各地政府与档案部门在手机上发布档案信息,称为“移动档案”,并认为“移动档案”可以使政府实行“透明执政”和便民服务,提高行政透明度和行政效率,改进官民关系,将对国家政治治理和社会治理产生影响。它将成为一种不可抗拒的新的潮流而影响档案界和政府部门。在国内外档案界,我也是提出“移动档案”并预测其趋势和影响的第一人。

此外,我还第一次提出,要“把各级行政服务中心的服务对象、把通过网络和电视利用档案的人群,纳入档案利用的服务范围和统计范围”,并指出其重大意义。这在国内外档案界,也是前所未有的新观点。

在«档案价值鉴定»中,我从档案对其形成者、涉及者、研究者、所有者四个方面所具有的价值出发,分析了“档案价值具有多重性”;又从因人而异、因时而异、因事而异、因地而异这四个方面,分析了“档案价值具有不确定性”,进而提出用对自身形成的所有档案及他人形成但涉及自身的所有档案“全部留”的办法,来破解“档案价值鉴定”这个难题。这些观点,都是国内外档案界不同于他人的独创性观点,可以丰富档案学理论,也是可以引领档案工作实践、破解档案工作难题的先导性观点。

在«从“选时代”到“全时代”———智慧社会档案工作的历史性转折»中,我开创性地提出了“选时代”即“选择性管理”和“全时代”即“全部性管理”的新概念、新术语,提出了“全时代”的三方面内涵和“五个全”的内容,并指出,档案工作目前正在从“选时代”走向“全时代”,“选时代”将退出历史舞台,“全时代”将占据主导地位。

在具体论述应该怎样由“选时代”向“全时代”转变时,又提出了对档案价值的新认识,特别是用公式D(档案工作总收益)＝L(利用档案的总收益)－G(管理档案的总成本),揭示出档案的价值原理、档案工作的增值定律、档案工作的基本公式。这就把档案工作、档案部门、档案人几千年来为什么会一直存在,又为什么会越来越发展的原理点明了、说透了。更重要的是,我还揭示了档案让人类离动物界越来越远、让人类一代比一代更聪明的原理,指出了档案对于人类发展的重大价值。这些在国内外档案界,也都是从未有人提出过的原创性新观点、开创性新理论、前瞻性新认识,是中国档案人对国际档案界又一个小小的新贡献。

在«智慧档案——我国档案馆、室建设的新方向»中,我提出了把非电子档案“数据化”的新概念,并由此对智慧档案馆、室作出了新定义,指出:真正的智慧档案馆、室,不是对档案卷盒、档案柜架、档案环境、档案人流、档案工作等的自动控制或智能化管理,而是对档案全文的数据化,特别是对数据的深度挖掘和自主推送,即对档案内容的智慧性开发,让档案里的前人智慧,成为今天人的智慧,成为人的外脑。智慧档案馆、室,是对数字档案馆、室和档案信息化的升级版、迭代版、换道版,可以对档案直接数据化,从而可以省去纸质档案数字化过程中的标题录入等无效劳动、重复劳动;可以不搞对档案卷盒的自动跟踪、自动调取等冗余技术,从而节省大量人力、物力和财力。未完成非电子档案数字化的单位,可以“换道超车”,直接搞档案数据化,越过数字档案馆、室,而直接建立智慧档案馆、室。这些都给智慧档案、智慧档案馆、智慧档案室的概念,赋予了新内涵,填补了新内容,同过去其他人提出的智慧档案的概念,作出了区隔,划出了界线,有了明显的新内涵。特别是“档案数据化”这一新概念的提出,以及对档案数据进行挖掘和推送、进行智慧性开发这一新任务、新途径的提出,为未来的档案工作,排除了误导,纠正了偏向,解除了疑惑,指出了新方向、新路径、新任务和新的着力点,给了档案工作者以新启发、新认识、新动力。

在«怎样学习、宣传、执行好?档案法?»中,我提出“要明白«档案法»没有包括档案工作的一切工作”,“要以实际行动来充实和延伸«档案法»的规定”,“要用法的精神去做那些没有写进«档案法»的事”。这些观点和提法,都是有别于别人也超越于前人,可以防止有的人误读«档案法»,机械地认为«档案法»没有写的就不能干;防止他们用«档案法»来缩小档案工作的范围和档案事业的边界、来束缚档案部门和档案人的创造性与积极性;可以鼓励人们不囿于«档案法»的现有内容,运用«档案法»的根本原则和精神实质,去创造性地执行«档案法»。

在«档案事业发展的三大战略»中,我在讲档案工作的职能时说,“过去我们认为:档案工作的职能在于为国家积累档案史料,维护历史的真实面貌”,但现在我认为,“档案工作的职能还应该包括提高社会的管理水平,或者说通过建立档案去帮助社会各方面提高管理水平,增强社会的进步和稳定。这是档案工作的更大职能、更高境界,也是我多年来想到的作为档案人的更高理想”。我还回顾说,在2009年8月在安徽建立农产品质量安全档案会议上讲话时,已经提出了这个观点,指出“建立档案,不仅是为了将来写历史”,“而首先是为了现在来规范管理,提高管理水平,把现实工作搞得更好”,并特意为讲话加了个标题,“通过建立档案来规范社会管理,提高管理水平”。我的这一“档案工作职能首在提高社会管理水平”的观点,是对当时我国档案界强调档案维护历史面貌、保留社会记忆职能,而忽视档案服务现实工作、忽视规范和提高社会管理等认识的拨乱反正,也是档案工作理论中的一个小小创新。

文中还提出“要重视并善于通过抓为各方面建立档案,去为现实各方面服务”,并指出,过去我们“以为档案工作为社会的服务,只是通过提供档案信息这一途径来实现的,但现在看来”,“还有一个重要途径,那就是:通过抓建立某一方面的档案,去促进那个方面的管理,提高那一方面的管理水平,从而促进社会进步与稳定。这是档案工作服务社会的一个新的重要途径,也是档案工作实现社会服务价值的一个新的重要方面。它的功效和作用,一点也不比向社会提供档案信息的功效、作用小。这是我们过去很少这样认识”、“很少这样讲”的。

提出这一观点后,又接着揭示出其原理:“因为档案是一种可进行追溯性检查的真实记录,或者说是一种可再现事实的真实记录。通过建立档案,可以把人、财、物的各个环节、各个方位、各个时间点的真实情况反映出来。”“对管理者来说,可以有序地、有条理地、全方位地且高效地去管理人、财、物????从而提高效率;对被管理者来说,自己的状况是被客观地记录着的,这样,他就会比没被记录而更自觉、更自律,不待扬鞭自奋蹄,表现得更出色。这样,管理者和被管理者的效率都提高了,整个社会的管理都有序了管理水平和质量就提高了。”

这一原理的揭示,不仅具有档案学的意义,而且具有管理学的意义;不仅档案学界没人揭示过,而且管理学界也没人揭示过;不仅对档案工作和档案工作者有利,而且对管理工作和管理工作者也有利。

在此基础上,又提出“三个要”和“三个还要”:“我们不仅要重视档案工作为历史服务的功能,而且还要重视档案工作为现实服务的功能;不仅要重视通过为各方面提供档案信息为社会服务,而且还要重视通过为各方面建立档案为社会服务;不仅要为将来那些档案能进入国家档案馆的单位提供建档服务,而且还要为将来那些档案可能进入不了国家档案馆的单位提供建档服务。”这“六个服务”,不但对档案工作的功能做出了空前全面的总结,而且使之有了前所未有的新扩大,可以让我们以更多的途径、在更加广阔的舞台上,开展档案工作服务,发挥档案工作的作用。

除了创新性的理论和观点外,书中还有一些创新性的话语,或闪光的金句、富有哲理性和明白易懂的语言,也值得给读者推荐一些。比如:

定地位”,“思路决定出路”,“思想决定影响”。并归纳出思维是“总闸门”、技术和方法是“水龙头”,档案工作者应该树立正确的思维方法。

在讲档案资源体系时说:“档案工作应该对立档单位全覆盖,应该监督所有的立档单位全部建立档案,应该保证所有立档单位的档案最后全都有归属、全都有去处。”

我从历史经验中总结说:“如果从10年、50年的历史来看,档案备份可能是多余的;但从100年、500年的历史来看,档案备份绝不是多余的,而是必须的、有远见的。”“档案人员要有历史的眼光、长远的眼光,而不要短视和近视。”

我从自己的一系列创新实践中总结出:“创新的春天里,不会有天黑。”“创新的春天里,不会没有花。”

我根据自己的一个创新实践总结出:“档案人的最大荣幸,莫过于他提供的档案,送上了总书记和总理的案头。”

我把各级行政服务中心或居民服务中心的工作内容,归纳为同档案有关

Ⅵ新时代档案工作新思维的两项工作:“利用旧档案”和“形成新档案”,特别是由此而提出,“应该把他们的服务对象纳入档案利用的统计范围”。

根据网络的重要性,我提出档案人要积极运用网络特别是移动网络,为档案工作插上“网络翅膀”和“移动翅膀”,“使档案移动起来、飞翔起来,让它无远不在、无处不到”。

在«档案价值鉴定»中,我说:在档案的各项工作中,档案价值鉴定最重要。档案价值鉴定就好比“农民种田选种子”,如果“把有价值的档案都扔掉了,把没有价值的档案留下来”,那么,“后边做的一切工作意义都不大”。“在档案工作中,档案价值鉴定是1,其他各项工作是0,没有这个1,后面的0再多也没用”。

“思想比知识更重要。”

“档案工作者是重塑历史、控制人类记忆的人。”

我从一些单位销毁档案的案例中总结出:“档案馆、室在需要销毁档案前,不但要进行再鉴定,而且对鉴定准备销毁的档案,还可以‘缓期执行’,再放一放,‘让子弹再飞一会儿’,让档案再睡一阵子。”并用“重要的事情说三遍”的形式,重复三次警告大家:“档案工作者的最大失策、最大失误和最大失败,是把不该销毁的档案销毁掉。”

我用一系列事例说明:“人的档案最重要”,“要把所有涉及人的档收集全、保管好、利用活”。

在讲到档案对维护国家领土完整的作用时总结:“档案能起到军队起不到的作用。”

在讲到档案对国家的经济价值时,总结出“档案很值钱”,“档案就是钱”,“档案比钱还值钱”三句话。

我根据自己的经验总结:“大多数文件材料形成后,总有其大小不等的利用价值。”“被重新利用一次以上。”“世界上没有绝对没有利用价值的文件和档案。”

我根据一些实际案例总结出:档案价值因人而异、因时而异。“同样一件档案,有人看作草,有人看作宝;世上只有不懂档案价值的人,而没有不具利用价值的档案。”“同样一批档案,今天如同一把草,明天就可能如同一块宝;暂时无人利用的档案,不代表永远无人利用。”

档案是“前人的‘旧爱’,它总会在新的时代,成为另一批人的‘新欢’;不同的时代,档案会得到不同的‘新欢’”。

在论证对自身形成的档案和他人形成的但与自己有关的档案时,提出应该“全部留”:“建立档案,就像建立军队一样,为了‘用兵于一时’,你就必须‘养兵于千日’;为了毫无遗漏地提供,你就必须毫无遗漏地留存。如果你今天做不到‘全留存’,那你明天就做不到‘全提供’。”“你今天把档案‘扫地出门’,你明天就可能因此而‘出门扫地’”并明确地指出,“无论是谁,他都不能准确地预测哪份文件完全没有价值”,“不需要归档、留存”。“谁如果说他能准确预测”,“他一定是在吹牛、说假话”。这将有助于人们不再被“砖家”的谬论误导。

在讲到上级档案和本单位档案谁更重要时说:“对一个单位来说,真正最有价值、最为重要,也最应该划为永久的,应是它本单位自身形成的档案,而不是它的各级上级单位。”从而说明了“本单位档案比上级档案更重要”这个道理。

在讲到要慎重对待文件材料的销毁与留存时说:“在制定和修改文件归档范围和保管期限表时,是宽一些比严一些更利于文件的留存;在具体确定一份文件是否归档和该划为哪种保管期限时,也是宽一些比严一些更利于文件的留存;在进行档案的移交和销毁的再鉴定时,还是宽一些比严一些更利于档案的留存。”再三再四地号召人们:“多留下一些档案。”

我根据医学界“不要伤害病人”的共同理念,呼吁档案人也建立一个共同的理念:“不要伤害档案。”并指出,“该归档的不归档,该划永久的不划永久,该移交不移交,该留存不留存,该保护不保护”,“把不该销毁的销毁掉”,都是在伤害档案。对此六类伤害档案的事,“我们档案人以后绝不能再干”。大声呼吁:“绝不伤害档案,应该成为档案工作者的戒律和教条,成为档案人的誓言和基本理念。”……

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