从零开始学公文写作 零起点构建公文写作逻辑 陶然学姐

本书是一本指导职场新人进行公文写作的入门书，全书行文幽默、实例众多，共分为八章，依次介绍了职场新人写公文材料的难点、写公文材料时容易踩到的“坑”、从零开始接触写公文这件事的学习路径、写公文材料过程中遇到瓶颈时的处理方法、提高写作效率的“葵花宝典”、长篇材料的写作要点，以及写作法定文种的过程中常见的误区，对于逃不开写公文材料任务的职场新人面对的问题，进行逐个击破、手把手指导。

本书内容通俗易懂、写作要领讲解到位、公文实例经典有趣，是职场新人可常备于案头的优秀工具书。

陶然学姐，体制内从事公文写作工作多年，具备卓越的公文写作能力。

B站“陶然学姐讲公文”博主，微信公众号“陶然学姐”创办人，发表公文写作视频课程上百期、撰写文章数百篇、培训学生数千名，作品网络传播量达百万人次。

擅长以零起点视角，细化到最小环节，呈现到最深层次，逐步拆解公文写作过程，形成上手就用、按步推演的新手公文写作方法论。

1.从格式到语言，保姆式手把手写作教程：常见公文的页面设置、页码设置、字体字号设置逐项指导；易混淆的标点符号使用特点、语言表述尺寸力度细致分析拆解

2.从逻辑到结构，上价值提站位得心应手：通讯稿、上网简报、领导讲话、工作思路、工作总结、述职报告、调研材料、先进事迹材料……15种法定公文+数不清的事务性公文，掌握写作底层逻辑，短中长各篇幅材料信手拈来

3.从写作到职场，识细节避雷区工作实录：如何复盘才能有效消除低级错误？如何汇报才能让领导频频点头？如何提问才能及时获得所需信息？如何写作才能不做“无用功”……从写作到职场，建立正确的工作逻辑！

从零开始学公文写作

前言

1时间的重量

十年公文写作生涯意味着什么？

我一直以为，将十年的公文写作经历整理成书，内心定是丰盈且欢喜的。没想到最后一

个字写完，笔尖落下的那一刻，我竟然感到一丝伤痛，近似花瓣离开花托、蒲公英被风吹散

的撕裂感。写书，既是归零，又是开始。

2写公文材料的十年，给了我人生的底色

写书的过程，是回忆的过程。

每写一个章节，我都会忍不住想起很多人、很多事，数次感动泪目。我这才意识到，写

书这件事，是给自己十年公文写作生涯的毕业厚礼，也是对这段青春岁月的真正告别。

如果不是系统梳理，我未曾察觉，这段经历，已经把做人和做事的逻辑深深地刻在了我

的骨子里。写公文材料的日子里，我写到静脉曲张，疼痛难忍；朋友写到腰椎间盘突出，仍

在坚持。如果你问，从黎明到深夜，从冷冬到盛夏，如此苦熬坚守是为了什么？因为收入所

限，不可能是为了财富；同为柔弱女生，不可能是为了功名。

如此拼搏努力，只是因为一份责任感。

领导信任我，我要配得上他的信任。

就是这么简单。

写书的过程，是与自我和解的过程。

我曾经遗憾，为什么没有更早地确定赛道，否则，十年光景能做多少事情。

现在我发现，这十年才是我的人生底色，这个底色，撑起了我有底气的人生。

3写作，是职场沉浮的救生圈

写公文材料是个苦差事，有的人干不了、有的人不想干、有的人不得不干。

都说职场总是起起落落，但如果你手无寸铁，又无一技傍身，那可能就是落落落落了。

工作前十年，是我写公文材料写得最疯狂的一段时间。那段时间，我的工作压力极大，

越写越有名，也越写越累。印象最深刻的一次，我从前一天早上一直写到第二天中午，连续

写了几十个小时。因为长年久坐，我腿部血液流通不畅，有时上班穿着的鞋子，到了下班时

几乎要拉不上拉链。

这时候，你可能会说：“身体最重要，这么拼，有什么意义？”道理谁都懂，但是作为

一个“小镇做题家”，独自在大城市奋斗，除了努力工作，我对其他一切都不甚了解。

我至今还记得多年前的一个场景，那天，有位大领导攥着我写的一篇简报冲进办公室，

大声问：“这是谁写的！”我吓得瑟瑟发抖，站起来承认，没想到大领导兴奋地说：“好，

你立功了！”原来，是大领导的上级领导在简报上写了一段长长的批示，高度肯定简报内容

并批示全文转发、学习。

这些年，很多年轻学生问我：“为什么不管你到哪个行业、哪个岗位，都能很快地扎下

根来？”我想了想，可能正是因为这十年规范的公文写作生涯给了我扎实严谨的逻辑、反复

淬炼的耐力和无惧风雨的勇气。

一份工作，你如何对待它，它真的会如何回馈你。

时间足够长久，才会拥有重量。

4公文写作书的宿命是垫电脑？

朋友听闻我要写一本指导公文写作的书，打趣道：“单位发了好多类似的书，都用来垫

电脑了，刚好缺一本。”听了这类调侃，我不禁问自己，如何才能把指导公文写作这类相对

枯燥的书写得掏心掏肺、真情实感，帮其摆脱用于垫高、坐等吃灰的命运？

2016年，我在公众号“陶然学姐”上发布了自己的第一篇文章：《左右时间|一位背奶

妈妈的法考旅程》。在这篇文章中，我用详细的表格拆解了自己在哺乳期艰难备考的心路历

程。没想到，这篇文章发布后，如一块巨石砸入平静的湖面，被很多网友称为“史上最走心

的法考经验分享”，加速了很多学生的备考进程。

此次，我借鉴这个经验，利用大量表格，努力拆解公文写作中那些“只可意会，不可言

传”的揣摩过程，试图用“实”的分析，展示“虚”的感觉。

在写作过程中，我时刻提醒自己，不要有任何“听君一席话，如听一席话”的表述，比

如“你要主题清晰、要结构严谨、要层次分明、要简洁规范……”。我当然知道这些“要”

的重要性，可是，如何实现这些“要”呢？这才是我要努力呈现给读者的。

坦白讲，拆解的过程对我而言非常痛苦。我知道应该如何把话写到领导心里，但这是悟

性、情商和表达能力综合作用的过程，我如何才能教会读者把话写到领导心里呢？

我努力去做了。通过分析自己的思考过程，用尽量浅显的语言，将思路一一呈现。为了

让基础薄弱的执笔人也能够掌握公文写作的“底层逻辑”，部分章节详细到“手把手”的程

度。有的地方，我觉得实在是只能靠功力，不能靠步骤拆解实现，便会坦诚地说：“这一点，

没办法取巧，就是功底，慢慢来。”

从这个意义上来说，写这本书，我真的是拿出了百分百的赤诚。

不提要求，只讲方法。没有方法，就给你信心、希望，陪你成长。

如此用心，只是因为我相信，对于一本书来说，让人愿意去读、能够读懂，才是它最好

的归宿。

5刚开始写公文材料的职场新人到底有多少问题待解决？

写这本书对我而言最耗费心神的是什么？是不断将“零”向下探的过程。

动笔之前，我以为的“零起点”，是刚刚通过公务员考试、成功“上岸”的大学生的文

字水平——有一定的备考积累，了解主要的行文格式和句式结构，能区分常用的公文文种，

只是在从校园文学写作向公文写作转变的过程中，会遇到一些棘手的问题。直到一位刚刚“上

岸”的同事把他写的公文材料发给我寻求指导时，我才发现，我把“零起点”定高了。

那篇短小的公文材料，堪称“踩坑天花板”，其中，有字体字号误用、页面设置异常、

错别字频出等让我意想不到的“低级错误”；有大句套小句、主句套从句，句句不通的“中

级错误”；还有明明在单位里做了很多事，一写工作总结就变成流水账的“高级错误”；更

有犯一次错，可能往后几年都无缘晋升的“刚性错误”，比如写领导出席会议时用“职务+

姓名+同志”作称呼，让人误以为是悼词……

这些错误，就是本书目录中小标题的来源——

开始写作如炒股，一通操作猛如虎；格式设置一学就会，一用就废；匆忙下笔不审题，

又快又错就是我；想靠材料博好感，结果打了领导脸。好不容易成了稿，领导说我写得

“虚”……

这些细节，写下来，大家笑一笑就过去了，但是真的发生在实际工作中，就会成为你进

步、晋升的绊脚石。

有些问题的试错成本太高了，高到你不能错，一次都不可以。

这正是我写这本书的初衷，我不希望大家经历不必要的社会毒打和没有意义的职场暴

击。

随着年纪的增长，我发现，有一些苦是你不必吃的，有一些弯路是你不必走的，有一些

所谓的“重生”“蜕变”，除了在当时感动一下自己，没有任何意义。

扎下根，接地气，是写书过程中，我不断给自己强调的原则。

6到底写得多直观，大家才能看懂？

对于零基础的职场新人来说，写公文材料的简洁、严谨、规范等要求其实并不是他们面

对的首要痛点。首要痛点是，他们不知道这些要求的标准是什么，怎样才算是达到了标准，

以及如何达到标准。

因此，在写书的过程中，我最担心的一点是自己写的内容没有意义——道理都对，大家

都懂，就是不会。

为了解决这一问题，每写一个章节，我都会请几位基础薄弱的学生试读，反复沟通、询

问：“写到这种程度，你能不能理解？哪里还看不懂、不会实操？哪里还需要讲得更详细一

些？”根据大家的反馈，我再对难懂的部分进行进一步讲解，写出步骤，试图用直观的步骤，

拆解写作的过程。在写第2章中“格式设置一学就会，一用就废”部分的初稿时，我明确写

出了页面设置一般为“每行28个字符，每页22行”，也列示了关键的设置步骤。彼时，刚

好收到一位年轻同事发来的待指导公文材料，我一看，格式不对，立刻把刚写完的页面设置

相关步骤发给他，让他照着调整。没想到，他按照步骤设置出来后，我发现字间距特别大，

问题依然存在，不禁疑惑，明明写清了所有关键设置步骤，为什么还会出错呢？我让他当面

设置一遍给我看，才发现我只是少写了一个自以为尽人皆知的设置步骤，这位同事就“踩坑”

了。

这让我意识到，所谓“从零开始”，要全方位地对所有细节加以指导，因为我以为的“零

起点”还不够“零”。于是，在本书中，对于一些细碎但关键的问题，我都以“学姐唠叨”

的形式进行了提示，这些“唠叨”，应该会覆盖绝大部分大家在公文写作中百思不得其解的

问题。

7以下问题，如果你有超50%的回答为“是”……

如何判断这本书适不适合你？我立足本书内容，设置了一些问题。如果以下问题，你有

超50%的回答为“是”，那么，本书就是我送给你的一艘小船，在你告别父母、老师，走

上职场后，帮你度过工作伊始的艰难，扬起乘风破浪的风帆。

（1）一想到明天要写公文材料，晚上就会紧张、焦虑到失眠吗？

（2）写了十篇通讯稿，上级领导采用的不过两三篇吗？

（3）对于字体、字号、页边距、页码的设置标准，总是记不住吗？

（4）写完公文材料后，自己检查了好几遍，依然会有错别字吗？

（5）平时收藏了不少金句，写公文材料时完全用不上吗？

（6）看不出别人作品的优劣，也不知道自己写作水平的高低吗？

（7）使用序号时，经常分不清序号后用点（“.”）还是用顿号（“、”）吗？

（8）想写领导讲话稿，写完后发现更像是工作总结吗？

（9）工作干了十分，写先进事迹时，只展示出了三分吗？

（10）绞尽脑汁想标题，一想就是一整天吗？

（11）领导随口讲了话，要求梳理成公文材料，会很为难吗？

（12）反反复复写了很久，却依然在原水平徘徊吗？

（13）如果找不到可参考的案例，就笔下无言吗？

（14）工作岗位很平凡，述职报告就只能写成“流水账”吗？

（15）按领导的要求改了七八稿，最后领导说不如用第一稿，这种情况发生过吗？

（16）没有时间去实地调研，就写不出调研材料吗？

（17）因为自己不是领导，所以站位总是拔不高吗？

（18）同一篇材料，前领导喜欢，新领导直接让重写的情况，发生过吗？

（19）为了让小标题对仗，每天绞尽脑汁、冥思苦想吗？

（20）辛辛苦苦写完讲话稿，结果领导没念的情况发生过吗？

8致谢

在此，感谢一路以来始终在帮助我、支持我的老师、朋友；感谢女儿小笑村乖巧懂事，

为我腾出写作时间；感谢“陶然学姐”公众号所有粉丝多年来的关心、关注；感谢知识星球

—陶然学姐讲公文、陶然学姐成长学院每一位学生的真诚陪伴；感谢每一位读者的厚爱与包

容。

第1章 职场新人写材料有多难

1.1? 心中千言万语，笔下只言片语 / 002

1.1.1 刚工作啥也不会，领导批评是常态 / 002

1.1.2 开始写作如炒股，一通操作猛如虎 / 006

1.1.3 领导看后直摇头，想改都无从下笔 / 008

1.2? 只写过微博小作文，如何过渡到公文 / 012

1.2.1 有写作基础，转换公文分三步 / 012

1.2.2 没写作基础，有希望写好公文吗 / 017

1.3? 天下材料一大抄，为何我就不会抄 / 023

1.3.1 抄官媒材料，就像穿着婚纱去赶集 / 023

1.3.2 抄内网公文，就像踩着高跟去沙滩 / 026

第2章 写材料的“坑”，挨个踩一遍

2.1? 格式设置一学就会，一用就废 / 031

2.1.1 页面设置为何出错 / 031

2.1.2 字体字号随心所欲 / 035

2.1.3 页码设置分步拆解 / 037

2.1.4 标点符号错误集锦 / 041

2.1.5 标题太长如何回行 / 046

2.2? 匆忙下笔不审题，又快又错就是我 / 048

2.2.1 没搞清领导意图就一通狂敲 / 048

2.2.2 材料写不好，错字一大堆 / 050

2.2.3 遇到问题不张口，东瞅瞅来西瞅瞅 / 053

2.2.4 大材料写不了，小材料写不好 / 057

2.3? 想靠材料博好感，结果打了领导脸 / 060

2.3.1 出席顺序不会排，姓名居然也写错 / 060

2.3.2 领导职务写一半，“同志”错用引误解 / 063

2.3.3 乱给领导戴高帽，领导看完直发毛 / 068

2.3.4 下笔轻重没分寸，领导就快挨处分 / 070

2.3.5 分析问题没边界，分分钟误伤领导 / 072

2.3.6 好不容易得个奖，抬了自己踩单位 / 076

第3章 痛定思痛，扎扎实实从零学起

3.1? 金句收藏千千万，如何为我所用 / 080

3.1.1 想写什么，就不要出现什么 / 081

3.1.2 金句标题做段首，画龙点睛 / 082

3.1.3 金句标题变系列活动主题 / 083

3.1.4 结合本职工作，专业表述 / 085

3.1.5 让不同维度的事物相遇 / 086

3.1.6 以点带面，记一个，学一串 / 088

3.1.7 用反义词写出举措和成效 / 090

3.1.8 新瓶装旧酒，新颖感就位 / 092

3.2? 设计小标题，如何摆脱“花架子”/ 094

3.2.1 标题雷区：为了对仗而对仗 / 094

3.2.2 如何写出高级且不花哨的标题 / 096

3.3? 句子怎么写，干净严谨又走心 / 101

3.3.1 降低“白话”使用率，试试“听”新闻 / 101

3.3.2 拒绝“一逗到底”，自己“读”一遍 / 104

3.3.3 “大句”“小句”落玉盘，句句不通 / 108

3.4? 美文在骨不在皮，好的结构在哪里 / 113

3.4.1 横向结构的标题，谁先谁后 / 113

3.4.2 纵向结构的适用要求 / 115

3.4.3 纵向结构的逻辑推演 / 117

3.4.4 错用结构，伤筋动骨 / 120

3.4.5 微观结构的常见错误 / 125

3.4.6 调整篇幅，结构更加美观 / 130

3.5? 不用搜肠刮肚，也有写不完的内容 / 135

3.5.1 领导三句话，如何拆出三页纸 / 135

3.5.2 记不住领导说的话，如何是好 / 138

3.5.3 领导讲话，如何变成正式行文 / 140

3.5.4 按逻辑扩充材料，不怕没内容 / 143

3.5.5 日复一日，平淡工作如何汇报 / 146

第4章 学得自信满满，现实比梦想骨感

4.1? 熬夜写到怀疑人生，上级为何不采用 / 153

4.1.1 有低级错误吗 / 153

4.1.2 上级单位需要什么内容 / 156

4.1.3 动笔前跟上级部门沟通了吗 / 158

4.2? 好不容易成了稿，领导说我写得“虚”/ 160

4.2.1 到底什么是“虚”，什么是“实”/ 160

4.2.2 为啥一写就是“流水账”/ 162

4.2.3 如何给“流水账”赋予灵魂 / 164

4.3? 材料写了无数篇，水平提高太有限 / 168

4.3.1 为什么量变没有引起质变 / 168

4.3.2 领导能力不够，如何实现飞跃 / 171

第5章 苦心修炼，终于拥有“葵花宝典”

5.1? 原来，材料高手都有自己的“兵器库”/ 174

5.1.1 建立搜索意识 / 174

5.1.2 用 site 指令、政务号精准搜索 / 176

5.1.3 学习上级单位下发的文件 / 178

5.1.4 研读兄弟单位递交的材料 / 180

5.1.5 深挖本单位的宝藏资料 / 181

5.1.6 整理领导的批注意见 / 183

5.2? 把材料写好的七个技巧 / 187

5.2.1 美人技巧，鉴别好材料，再学习 / 187

5.2.2 减法技巧，删减仍通顺，果断删 / 189

5.2.3 复核技巧，切忌“一字毁所有”/ 195

5.2.4 换位技巧，站位高度不难提 / 197

5.2.5 整理技巧，及时分类，用时不愁 / 201

5.2.6 漏洞技巧，尽善尽美，过犹不及 / 206

5.2.7 参照技巧，可以“借鉴”，拒绝“照抄”/ 207

5.3? 同一个内容，如何翻出五种花样 / 212

5.3.1 把要素捋顺，就是最简单的上网信息 / 212

5.3.2 充实内容、提炼标题，升级为工作简报 / 214

5.3.3 提炼简报、压缩内容，升级为工作总结 / 216

5.3.4 转换语言、变换风格，升级为领导讲话 / 218

5.3.5 深化推广、调整时态，升级为工作思路 / 220

第6章 最怕的长篇材料来了

6.1? 领导讲话不贴心，辛苦半天被弃稿 / 223

6.1.1 应用场景变化多，文字风格各不同 / 223

6.1.2 善用“领导的话”，写进领导心里 / 225

6.1.3 讲话稿 or 工作总结，可别傻傻分不清 / 227

6.1.4 登高望远，材料站位立起来 / 234

6.1.5 虚实相间，内容高度拔起来 / 243

6.1.6 慎用易错字，领导读错你“背锅”/ 245

6.1.7 分步拆解，讲话稿这样撰写 / 248

6.1.8 写完领导没念，不必灰心自责 / 256

6.2? 工作思路没框架，领导只说你去找 / 260

6.2.1 领导风格不同，应对策略各异 / 260

6.2.2 领导未给思路，自行拆解分析 / 262

6.2.3 框架已定，观点提炼不可或缺 / 265

6.3? 工作总结要求高，新颖观点不能少 / 267

6.3.1 总结写得好，胜过埋头干一年？ / 267

6.3.2 搭框架、寻内容，逻辑清晰好处多 / 269

6.3.3 可量化、有成果，学会提炼亮点 / 271

6.3.4 提观点、寻创新，画龙点睛见真章 / 273

6.3.5 写作过程中，及时与领导沟通 / 275

6.4? 述职报告责任大，集零为整逻辑清 / 278

6.4.1 述职报告和工作总结有何区别 / 278

6.4.2 个人述职，怎么写才“以小见大”/ 282

6.4.3 述职结构，怎么搭才“一目了然”/ 285

6.4.4 普通的工作，怎么述职才“言之有物”/ 287

6.4.5 琐碎的工作，怎么述职才“集零为整”/ 292

6.5? 调研材料多又长，小切口写大文章 / 296

6.5.1 写调研材料，压力如山 / 296

6.5.2 备选题目多，如何切入 / 298

6.5.3 现场调研难，怎么获取资料 / 301

6.5.4 三个注意事项，规避返工 / 305

6.5.5 掌握经典标题框架，不再重写 / 307

6.6? 先进事迹易出彩，尺度分寸要注意 / 310

6.6.1 撰写先进事迹，行文细节要注意 / 310

6.6.2 申报阶段，如何打磨材料 / 312

6.6.3 宣导阶段，如何润色升华 / 316

6.6.4 叙述日常工作，如何为平凡赋光环 / 317

6.6.5 以普通接线员为例，写出大事迹 / 321

第7章 基层写手到机关，花拳绣腿失灵了

7.1? 已完稿的材料，为呈现负责 / 327

7.1.1 谁跟领导出行，谁为材料负责 / 327

7.1.2 三个技巧，有效避免版本错乱 / 328

7.1.3 投屏、打印的乱码，注意规避 / 332

7.2? 反复改的材料，在过程中用心 / 335

7.2.1 戒掉情绪，七稿八稿都是历练 / 335

7.2.2 过程留痕，一步一步清晰可见 / 337

7.2.3 反复磨合，层层递进找准风格 / 342

7.2.4 把握节奏，又快又稳堪当大任 / 344

7.3? 得全新的任务，建大局思维 / 348

7.3.1 落笔有根据，模棱两可难以过关 / 348

7.3.2 多技巧结合，驾驭长文不慌不忙 / 351

7.3.3 经得起推敲，好材料在骨又在皮 / 352

7.3.4 不糊弄领导，敷衍了事一眼识别 / 356

第8章 法定文种使用中的常见误区

8.1? 标题明明很正式，文种竟是自创的 / 361

8.2? 文种就像多胞胎，杂糅错用是常态 / 364

8.3? 发个通知说不清，只能补丁摞补丁 / 367

8.4? 会议记录变纪要，提纯规范是关键 / 371