Excel 高效数据处理分析 效率是这样炼成的！

Excel已经是职场中不可或缺的数据处理和数据分析工具，如何快速掌握Excel、如何用好Excel、如何制作有说服力的分析报告，是本书的重点内容。本书共8章，结合了大量的实际案例，从案例的剖析开始，来指点迷津，纠正日常使用Excel的不良习惯，了解和掌握Excel真正的核心技术，包括Excel的基本规则、基础表单设计、表单的快速整理和规范、常用函数的应用、快速汇总大量工作簿和工作表、利用数据透视表快速制作各种统计分析报表。本书所有的案例都是作者培训咨询第一线的实际案例，具有非常大的实用价值，不仅能够快速提高读者的Excel应用能力，提升日常办公效率，还能系统地训练读者的逻辑思路。

《Excel高效数据处理分析 效率是这样炼成的！》适合企事业单位的管理人员阅读，也可作为大专院校本科生、研究生和MBA学员的教材或参考书，或者作为各类Excel培训班的参考资料。

韩小良，国内著名资深实战型Excel培训讲师核应用解决方案专家。Excel应用方面著作*一人，出版了诸多关于Excel企业管理应用方面的实用书籍。

从事Excel研究及应用多年，有着丰富的Excel高级应用培训实战经验，具有丰富的管理经验和极强的Excel应用开发能力。已经为数千家大中型企业提供了Excel培训和应用方案咨询服务，在业界享有极高的评价，深得用户认可。

Excel 之所以让人欲罢不能，是因为它的数据之美；

Excel 之所以让人爱恨交加，是因为它的函数公式；

Excel 之所以让人死去活来，是因为它的数据分析。

记得有一次给客户上课，谈到了关于培训学习的问题。我说，针对Excel，你们自我评估一下，自己属于下面三句话中的哪一句？

我不知道我不知道；

我知道我不知道；

我知道我知道。

学生们都笑了，有的还小声地嘀咕着念念有词，然后冒出了一句：“好拗口啊！”

这不是绕口令，也不是说相声，而是给学生们传达这样一个信息。不论我们学什么，必须要经过这样的三个阶段。

我其实什么都不懂，却觉得自己什么都懂；

我知道自己很多都不懂，需要虚心地学习；

我已经明白了其中的道理，知道怎么解决了，也知道为什么这样解决的。

在职场中，Excel 已经是必备的办公工具之一。很多人每天上班的第一件事，就是打开电脑，打开Excel 表格，然后开始处理各种数据。但是，大多数人对Excel 的使用是随心所欲的，想怎么做就怎么做，全然不理会Excel 的各种应用规则，结果就是将自己培养成了表格“杀手”：任意地划线条，任意地输入数据，任意地设计表格……就像一个人在马路上开车，眼里没有交规，没有前后左右路况，想怎么开就怎么开。即使这样，很多人认为自己已经使用了多年的Excel，没什么难的，都已经会了。然而，看看这些人做的表格，只能送其一个字：乱！

更多的Excel “小白”们，对于Excel 的学习和使用更加迷茫。不知道怎么设计表单，不知道如何运用函数，不知道怎么做数据分析，结果是每天花很多时间去网上搜索小窍门、小技巧，但东一榔头西一镐的碎片化知识，让自己都找不到北了，最后还是不知道如何高效处理数据，如何快速制作有说服力的分析报告。

其实，Excel 并不是大多数人所想象的那样，仅仅是一个电子表格软件，而是一个有很强逻辑的数据管理和数据分析工具。Excel 2016 的面市，将Excel应用推向了一个更加智能化的崭新高度。但是，很多人并没有把Excel 真正用起来，连最基本的功能都没有掌握，导致数据处理效率低下，制作的分析报告既没有深度，也没有说服力，原因是什么呢？

笔者拥有近20 年的Excel 培训实践经验，举办过数千场的大型公开课和精品小班高端课，给上千家企业举办了个性化内训，开展过网络直播授课，也陆续出版了40 余部Excel 专著。越是如此，笔者越发强烈地感觉到，Excel 已经发展到了高度智能化的2016 版，数据处理分析功能越来越强大，但是国内的绝大多数人仍旧是手工加班加点地处理数据，实在让人匪夷所思，也让人感到极度的悲哀。

那么，如何快速掌握Excel 工具，从此脱离数据苦海，走出数据泥潭？仅仅参加一两次公开课学习是远远不够的，碎片式地学习小技巧更是远远不够，我们需要的是系统地、进阶地学习和应用Excel，以用促学，学以致用，并勤于思考，彻底掌握Excel 的精髓——逻辑思考。

自始至终，Excel 的应用充满了逻辑思考。即使是一个小技巧，也有其应用的场合和逻辑。本书一直贯彻着这样一个理念：Excel 是一个讲理的地方，依法做表，依法作报告。我经常对学生们说，Excel 使用的秘诀就是四个字：逻辑思路。

本书主要面向Excel 初学者。全书分为8 章，首先从Excel 的基本理念开始，用3 章的篇幅介绍了Excel 的基本规则和基础表单的标准化和规范化。这是极其重要的，任何一个Exce“l 小白”都不能跨过这一步！即使已经有了所谓Excel 基础的人，建议还是要重新打基础。然后是Excel 常用工具、函数和透视

表的基本应用介绍，以及如何利用这些工具来解决实际问题。本书介绍的大量实际案例，都来自于笔者的培训第一线，具有非常高的实用价值，大部分案例实际上就是现成的模板，拿来即可应用于实际工作中，让您的工作效率迅速成倍提高。

在编写过程中，得到了朋友和家人的支持与帮助，参与编写工作人员包括韩良智、张若曦、韩永坤、韩舒婷等，在此表示衷心的感谢！中国水利水电出版社的刘利民老师和秦甲老师也给予了很多帮助和支持，使得本书能够顺利出版，在此表示衷心的感谢。本书的编写还得到了很多培训班学员朋友和企业客户的帮助，在此一并表示感谢。

韩小良

告“小白”书：

Excel应该怎么用／1

1.1实际Excel表格2

1.1.1实际案例1：收款和支款的核对2

1.1.2实际案例2：社保公积金汇总2

1.1.3实际案例3：产品统计汇总3

1.1.4实际案例4：员工信息分析4

1.1.5评语：表不表，数不数4

1.2不知不觉中，我们很多人变成了表格“杀手”4

1.2.1把Excel当成了Word来用4

1.2.2设计的Excel表单毫无逻辑性7

1.2.3数据输入很不规范8

1.2.4表格“杀手”无处不在8

1.3不得不说的Excel重要规则8

1.3.1要严格区分基础表单和分析报告9

1.3.2基础表单要科学，要有逻辑，数据要规范9

1.3.3分析报告不仅仅是汇总，更是问题的揭示10

1.3.4基础表单和分析报告一定要分开10

1.3.5低效率来源于表单不规范11

1.4学用Excel的秘籍：培养自己的逻辑思路12

1.5E思13

从头开始：

Excel基础表单设计技能训练15

2.1表单结构的设计规则16

2.1.1表单结构设计要考虑的问题16

2.1.2一个表还是几个表17

2.1.3哪些做法是不允许的17

2.2表单数据的输入规则18

2.2.1文本数据18

2.2.2日期和时间18

2.2.3数字21

2.3使用数据验证控制规范数据输入22

2.3.1数据验证在哪里22

2.3.2只能输入整数23

2.3.3只能输入小数25

2.3.4只允许输入固定期间的日期26

2.3.5只允许输入当天的日期27

2.3.6只允许输入当天以前的日期28

2.3.7只允许输入当天以前一周内的日期28

2.3.8只允许输入当天以前的本月日期29

2.3.9只允许输入规定的时间30

2.3.10只允许输入规定长度的数据31

2.3.11在单元格制作基本的下拉菜单32

2.3.12在单元格制作二级下拉菜单34

2.3.13控制不能输入重复数据38

2.3.14只能输入等于或大于前面单元格的日期41

2.3.15当特定单元格输入数据后才可输入数据42

2.3.16上一行单元格全部输入数据后才能在下一行输入新数据44

2.3.17必须满足多个条件才能输入数据46

2.3.18清除数据验证48

2.3.19数据验证的几个注意点49

2.4使用函数自动输入基本数据49

2.4.1从已输入的基本数据中提取和计算重要数据49

2.4.2从基本资料表中查询获取数据51

2.4.3根据条件输入数据52

2.5使用智能表格自动复制公式53

2.5.1如何创建智能表格53

2.5.2表单中间插入行时，公式会自动复制55

2.5.3表单底部输入新数据时，可以调整表格大小来自动复制公式56

2.5.4先创建智能表格，后做的公式是什么样的56

2.6快速输入数据的常用技巧57

2.6.1快速输入当前日期57

2.6.2快速输入当前时间57

2.6.3快速输入当前完整的日期和时间57

2.6.4快速输入上一个单元格数据58

2.6.5快速输入左边单元格数据58

2.6.6快速批量输入相同数据58

2.6.7快速输入企业内部规定的序列数据58

2.6.8建立简拼词典快速输入数据61

2.6.9通过自动填充选项快速输入特殊的序列数据63

2.6.10通过公式快速输入特殊的序列数据64

2.6.11利用快速填充工具高效输入数据65

2.6.12在单元格分行输入数据66

2.7设计基础表单综合练习67

2.7.1表单字段详细描述67

2.7.2表格架构设计67

2.7.3规范工号的输入68

2.7.4规范姓名的输入68

2.7.5快速输入部门名称69

2.7.6快速输入学历名称70

2.7.7快速输入婚姻状况71

2.7.8输入不重复的18位身份证号码71

2.7.9自动输入性别72

2.7.10自动输入出生日期72

2.7.11自动计算年龄72

2.7.12规范输入入职时间73

2.7.13自动计算本公司工龄73

2.7.14保证员工基本信息的完整性73

2.7.15创建智能表格74

2.7.16数据输入与数据维护74

其实不难：

现有表格数据的快速整理与规范/75

3.1修改非法日期77

3.1.1如何判断是否为真正的日期和时间77

3.1.2修改非法日期的最简便、最实用的方法78

3.1.3六位数字的非法日期79

3.1.4八位数字的非法日期81

3.1.5句点分隔年月日的非法日期82

3.1.6年月日次序的文本格式日期82

3.1.7月日年次序的文本格式日期83

3.1.8日月年次序的文本格式日期84

3.1.9非法时间的处理86

3.2转换数字格式87

3.2.1快速辨认纯数字和文本型数字87

3.2.2文本型数字能计算吗88

3.2.3将文本型数字转换为纯数字的六大法宝89

3.2.4将纯数字转换为文本型数字编码的两大法宝92

3.2.5很奇怪的小数点和千分位符位置，无法计算了95

3.2.6如何将Word表格的长编码（身份证号码）复制到Excel96

3.3清除数据中隐藏的垃圾98

3.3.1清除数据中的空格98

3.3.2清除单元格中的回车符99

3.3.3清除数据中眼睛看不见的特殊字符100

3.4数据分列的两大利器101

3.4.1分列工具：根据一个常规分隔符号分列数据101

3.4.2分列工具：根据一个特殊符号分列数据105

3.4.3分列工具：根据多个分隔符号分列数据107

3.4.4分列工具：根据固定宽度分列数据109

3.4.5函数公式：根据固定位置分列数据111

3.4.6函数公式：根据变动位置分列数据112

3.4.7函数公式：分列汉字和数字114

3.4.8函数公式：分列字母和数字116

3.4.9函数公式：逻辑稍微复杂点的分列116

3.4.10快速填充：Excel2016新增的智能工具118

3.5删除表格中的垃圾行118

3.5.1快速删除表单中的空行119

3.5.2快速删除小计行121

3.5.3删除重复数据122

3.6填充单元格，确保数据的完整性124

3.6.1处理并填充合并单元格125

3.6.2快速填充空单元格为上一行数据128

3.6.3快速填充空单元格为下一行数据129

3.6.4快速往空单元格输入零130

3.7表格结构的转换131

3.7.1行列互换位置131

3.7.2将二维表格转换为一维表格：数据透视表方法132

3.7.3将二维表格转换为一维表格：PowerQuery方法135

3.8数据整理规范问题138

3.8.1数据合并138

3.8.2快速批量修改数据140

3.8.3复制可见单元格数据142

核心技能：

彻底掌握并熟练运用常用的几个函数143

4.1熟悉而陌生的公式145

4.1.1什么是公式145

4.1.2公式的元素145

4.1.3公式的运算符146

4.1.4公式中的常量147

4.1.5公式中的标点符号147

4.1.6单元格引用方式147

4.1.7复制公式时的要点148

4.2好好地认识函数149

4.2.1什么是函数150

4.2.2函数的基本语法150

4.2.3函数参数的类型150

4.2.4培养输入函数的好习惯151

4.3创建公式的实用技能技巧152

4.3.1快速输入函数152

4.3.2创建嵌套函数公式的利器：名称框153

4.3.3创建嵌套函数公式的核心技能：逻辑流程图155

4.3.4创建嵌套函数公式的实用技能之一：“函数参数”对话框+名称框158

4.3.5创建嵌套函数公式的实用技能之二：分解综合法164

4.3.6必须熟练运用的函数167

4.4常用日期函数167

4.4.1TODAY函数：获取当天日期167

4.4.2EDATE函数：计算到期日168

4.4.3DATEDIF函数169

4.5常用文本函数170

4.5.1LEFT函数：从字符串左侧截取字符170

4.5.2RIGHT函数：从字符串右侧截取字符171

4.5.3MID函数：从字符串中间截取字符172

4.5.4FIND函数：从字符串中查找指定字符的位置173

4.5.5TEXT函数：将数字转换为指定格式的文本175

4.6常用逻辑判断函数177

4.6.1什么是条件表达式177

4.6.2IF函数的基本用法与注意事项178

4.6.3创建嵌套IF公式的实用技能179

4.6.4IFERROR函数：处理公式的错误值179

4.6.5AND函数：几个条件都必须同时成立180

4.6.6OR函数：只要有一个条件成立即可181

4.7常用汇总计算函数182

4.7.1两种常见的分类汇总方式：计数与求和182

4.7.2两种条件下的分类汇总：单条件与多条件183

4.7.3两种匹配条件下的分类汇总：精确匹配与模糊匹配183

4.7.4常用的条件计数与条件求和函数183

4.7.5单条件计数COUNTIF函数：精确匹配183

4.7.6单条件计数COUNTIF函数：模糊匹配，使用通配符184

4.7.7单条件计数COUNTIF函数：模糊匹配，使用比较运算符186

4.7.8多条件计数COUNTIFS函数：精确匹配187

4.7.9多条件计数COUNTIFS函数：模糊匹配，使用通配符188

4.7.10多条件计数COUNTIFS函数：模糊匹配，使用比较运算符190

4.7.11单条件求和SUMIF函数：精确匹配190

4.7.12单条件求和SUMIF函数：模糊匹配，使用通配符193

4.7.13单条件求和SUMIF函数：模糊匹配，使用比较运算符194

4.7.14多条件求和SUMIFS函数：精确条件194

4.7.15多条件求和SUMIFS函数：模糊条件，使用通配符195

4.7.16多条件求和SUMIFS函数：模糊条件，使用比较运算符196

4.8常用查找引用函数198

4.8.1VLOOKUP函数：基本原理198

4.8.2VLOOKUP函数：基本用法199

4.8.3VLOOKUP函数：根据关键词查找201

4.8.4VLOOKUP函数：根据条件从多个区域查找202

4.8.5VLOOKUP函数：自动定位取数的位置205

4.8.6MATCH函数：具有定海神针的功能207

4.8.7MATCH函数：与VLOOKUP函数联合使用制作动态图209

4.8.8INDEX函数：按图索骥211

4.8.9INDEX函数：与MATCH函数联合使用，查找数据更加灵活213

4.8.10INDEX函数：与控件联合使用制作动态图表214

4.9检查公式219

4.9.1用F9键查看公式的计算结果219

4.9.2用公式求值来检查公式220

4.10公式返回的错误信息221

4.10.1错误提示221

4.10.2错误信息222

4.11复制和移动公式的操作技能技巧222

4.11.1复制公式的基本方法222

4.11.2复制公式的快捷方法222

4.11.3移动公式的基本方法223

4.11.4移动公式的快捷方法223

4.11.5移动复制公式本身或公式的一部分223

4.11.6将公式转换为值224

4.12公式的其他操作技巧224

4.12.1将公式分行输入，以便使公式更加容易理解和查看224

4.12.2在公式表达式中插入空格225

4.12.3快速改变函数公式中的单元格引用225

4.12.4公式字符长度的限制225

4.12.5公式和函数中的字母不区分大小写225

4.12.6公式和函数中的标点符号都必须是半角字符226

4.13隐藏、显示和保护公式226

4.13.1显示公式计算结果和显示公式表达式226

4.13.2真正地隐藏公式227

4.13.3保护公式227

快速分析：

数据透视表入门与基本运用229

5.1制作数据透视表的准备工作230

5.1.1表格结构是否规范230

5.1.2表格数据是否规范230

5.2制作数据透视表的基本方法230

5.2.1基于固定不变的数据区域制作数据透视表230

5.2.2基于动态变化的数据区域制作数据透视表233

5.3数据透视表的结构与术语236

5.3.1“数据透视表字段”窗格236

5.3.2“数据透视表字段”窗格与普通报表的对应关系237

5.3.3字段、项目和记录238

5.4布局数据透视表238

5.4.1布局的基本方法238

5.4.2布局的快速方法239

5.4.3存在大量字段时如何快速找出某个字段239

5.4.4直接套用常见的数据透视表布局239

5.5数据透视表美化的主要方法240

5.5.1设计透视表的样式240

5.5.2设计报表布局242

5.5.3修改字段名称245

5.5.4显示/隐藏字段的分类汇总245

5.5.5合并标签单元格247

5.5.6不显示“折叠/展开”按钮248

5.5.7对行字段和列字段的项目进行手动排序249

5.5.8对行字段和列字段的项目进行自定义排序250

5.5.9设置值字段的汇总依据253

5.6数据透视表分析数据的主要技能254

5.6.1排序和筛选数据：找出最好或最差的前N个项目254

5.6.2设置字段显示方式：制作结构分析报表257

5.6.3设置字段的分类汇总依据：制作不同计算结果的报表260

5.6.4组合字段项目：制作更加有深度的分析报告262

5.6.5添加自定义计算字段：为报告增加分析指标266

5.6.6添加自定义计算项：为报告增加差异对比指标269

5.6.7用切片器快速筛选数据271

5.7数据透视表的其他应用273

5.7.1快速汇总分析大量的二维工作表273

5.7.2快速汇总分析大量的一维工作表（全年12月工资汇总）279

5.7.3快速制作明细表283

5.7.4快速核对数据286

手到擒来：

大量工作表的快速查询与汇总289

6.1快速查询数据291

6.1.1从一个工作表中查询满足条件的数据291

6.1.2从多个工作表中查询满足条件的数据300

6.1.3查询几个工作表都有的数据308

6.2快速汇总大量的工作表311

6.2.1多个结构完全相同的工作表快速汇总311

6.2.2多个结构完全相同一维工作表快速汇总318

6.2.3多个关联工作表快速汇总318

美化报表：

单元格格式设置的三大法宝323

7.1关于单元格与数据：容易混淆的两个概念325

7.2表格的美化原则、技巧与基本素养326

7.2.1报表显示位置：左侧和顶部要留空327

7.2.2边框设置和不显示网格线327

7.2.3行高与列宽328

7.2.4字体和字号设置329

7.2.5数字格式329

7.2.6文字往右缩进330

7.2.7背景颜色330

7.2.8别忘了在顶部写单位330

7.3法宝1：套用表格格式330

7.3.1套用表格格式在哪里330

7.3.2套用表格格式的操作方法331

7.3.3使用单元格样式来强化标题和合计行332

7.3.4如何清除表格格式和单元格样式333

7.4法宝2：条件格式334

7.4.1条件格式在哪里334

7.4.2突出显示单元格规则：标识大于某类数据334

7.4.3最前/最后规则：标识最好或最差的数据335

7.4.4数据条：标注呈现不同变化的数据336

7.4.5图标集：标注上升/下降和红绿灯效果337

7.4.6建立提前提醒模型：让数据追踪自动化338

7.4.7使用公式来做条件格式的重要注意事项342

7.4.8清除条件格式343

7.5法宝3：自定义数字格式343

7.5.1设置自定义数字格式的基本方法343

7.5.2数字自定义格式代码结构344

7.5.3缩小位数显示数字345

7.5.4将数字显示为指定的颜色，并添加标识符号346

7.5.5使用条件判断设置数字自定义格式348

7.6特殊问题：自定义日期和时间格式349

7.6.1设置日期格式技巧349

7.6.2超过24小时的时间怎么变得不对了350

实战测验：

从原始数据到汇总分析报告353

8.1实战测验1指纹考勤数据统计分析354

8.1.1考勤数据示例354

8.1.2阅读表格，理解数据，找出思路355

8.1.3分列日期和时间355

8.1.4将多次刷卡时间处理为两次时间355

8.1.5判断是签到时间还是签退时间，是否未签到或未签

退356

8.1.6计算迟到分钟数和早退分钟数357

8.1.7统计每个员工本月的出勤情况358

8.1.8本测验案例总结358

8.2实战测验2销售统计分析359

8.2.1示例数据359

8.2.2阅读表格，确定任务359

8.2.3分析上半年的总体销售情况360

8.2.4分析各个客户上半年各月的销售额360

8.2.5分析各个产品上半年各月的销售额362

8.2.6客户排名分析363

8.2.7分析指定客户下的产品结构364

8.2.8业务员排名365

8.2.9产品销售排名365

8.2.10本测验案例总结365